Intranet, jota kaikki vihaavat (mutta kukaan ei voi korvata)
Tiedät sen.
Se rakennettiin 2015. Ehkä 2010. Se pyörii SharePointilla, tai Confluencella, tai jollain räätälöidyllä systeemillä, jonka rakentanut kehittäjä on jo kauan sitten lähtenyt.
Kaikki valittavat siitä. Minkään löytäminen vie ikuisuuden. Haku on hyödytön. Dokumentit ovat 5 kansion syvyydessä.
Mutta sen korvaaminen? Se on 500 000€ projekti ja 2 vuotta tuskaa.
Tässä hyvät uutiset: sinun ei tarvitse korvata sitä.
Kolmas vaihtoehto: Tekoäly parempana etuovena
Sinulla on kolme vaihtoehtoa:
Vaihtoehto 1: Elä tuskan kanssa (mitä teet nyt)
Vaihtoehto 2: Täysi korvausprojekti (kallis, riskialtis, 18+ kuukautta)
Vaihtoehto 3: Lisää tekoälykerros, joka tekee olemassa olevasta intranetistä oikeasti käytettävän
Haluan puhua vaihtoehdosta 3.
Mitä "tekoälykerros" oikeasti tarkoittaa
Kuvittele tämä:
Työntekijäsi kysyy: "Mikä on vanhempainvapaa-käytäntömme?"
Vanha tapa:
- Avaa intranet
- Kokeile hakua (epäonnistuu)
- Navigoi: HR → Käytännöt → Edut → Perhe → Vanhempainvapaa
- Löydä 3 dokumenttia, epävarmaa mikä on ajantasainen
- Lue läpi löytääksesi vastauksen
- Kokonaisaika: 15 minuuttia
Tekoälyllä:
- "Mikä on vanhempainvapaa-käytäntömme?"
- "Työntekijät saavat 6kk palkallista vapaata. Tässä täysi käytäntö: [linkki]"
- Kokonaisaika: 30 sekuntia
Tekoäly lukee olemassa olevat dokumenttisi. Se tietää, mitä niissä on. Se vastaa kysymyksiin luonnollisella kielellä.
Intranetisi pysyy täsmälleen samana. Tekoäly vain tekee siitä saavutettavan.
Mitä moderni tekoäly todella voi tehdä legacy-järjestelmillä
1. Luonnollisen kielen haku
Ei avainsanojen täsmäämistä. Oikeaa ymmärrystä.
"Keneen otan yhteyttä kulukorvauksista?" → Vastaus + yhteystiedot + relevantit lomakkeet
"Mikä on lomien pyytämisen prosessi?" → Vaiheittainen vastaus
"Missä on uusimmat brändiohjeistukset?" → Suora linkki nykyiseen dokumenttiin
2. Vastaa kysymyksiin dokumenteista
Tekoäly lukee PDF:t, Word-dokumentit, wikit ja sivut.
"Mikä on alennuskäytäntömme yritysasiakkaille?" → Kaivaa vastauksen myyntiohjeista
"Mitä ohjelmistoja käytämme X:ään?" → Vastaa IT-dokumentaatiosta
"Miten asennan VPN:n?" → Vaihe vaiheelta IT-oppaista
3. Tuo esiin liittyvää tietoa
Tekoäly ymmärtää kontekstin.
Katsot projektibrieffiä? Tekoäly ehdottaa liittyviä malleja, aiempia vastaavia projekteja, relevantteja yhteystietoja.
4. Monilähdeisiä vastauksia
Tietosi on hajallaan SharePointissa, Confluencessa, Google Drivessa ja siinä yhdessä wikissä, jota kukaan ei muista.
Tekoäly hakee niistä kaikista. Yksi kysymys, kattava vastaus.
Miten se toimii teknisesti (yksinkertainen versio)
Vaihe 1: Yhdistetään järjestelmiisi
Yhdistämme:
- SharePoint / Microsoft 365
- Confluence
- Google Workspace
- Tiedostopalvelimet
- Räätälöidyt tietokannat
- Mitä tahansa sinulla on
Vaihe 2: Indeksoidaan sisältösi
Tekoäly lukee ja ymmärtää dokumenttisi. Ei vain avainsanoja – oikeaa merkitystä.
Vaihe 3: Otetaan käyttöliittymä käyttöön
Vaihtoehtoja:
- Chat-widget intranetissäsi
- Erillinen sivu
- Microsoft Teams -integraatio
- Slack-integraatio
- Kaikki yllä olevat
Vaihe 4: Työntekijät kysyvät kysymyksiä
He kirjoittavat luonnollisesti. Tekoäly vastaa. Lähteiden kanssa.
Mikä ei muutu:
- Olemassa oleva intranettisi pysyy täsmälleen samana
- Tiedostorakenne pysyy samana
- Käyttöoikeutesi pysyvät samana
- Sisällönhallintaprosessisi pysyy samana
Aikataulu: 2-4 viikkoa useimmille organisaatioille
Turvallisuus ja käyttöoikeudet (tärkeä osio)
Datasi pysyy turvassa:
- Tekoäly kunnioittaa olemassa olevia käyttöoikeuksia
- Jos et pääse dokumenttiin, tekoäly ei näytä sinulle tietoa siitä
- Ei dataa lähetetä kolmansille osapuolille koulutettavaksi
- Voidaan ottaa käyttöön omassa infrastruktuurissasi tarvittaessa
- Lokitiedot kaikista kyselyistä
Vaatimustenmukaisuus kunnossa:
- GDPR-yhteensopiva
- Voi täyttää finanssialan vaatimukset
- Terveydenhuolto/sairaalayhteensopiva
- Julkisen sektorin turvallisuusstandardit saatavilla
Oikeat tulokset oikeilta yrityksiltä
Valmistava yritys (2 000 työntekijää)
- Tiedon etsimiseen käytetty aika: Alas 65%
- IT-tukitiketit: Alas 40%
- Työntekijätyytyväisyys intranettiin: Ylös 50 NPS-pistettä
Asiantuntijapalveluyritys (500 työntekijää)
- Uusien työntekijöiden perehdytysaika: Vähentynyt 2 viikolla
- "Mistä löydän X:n?" -kysymykset kollegoille: Alas 70%
- Käytäntöjen noudattaminen: Parantunut (ihmiset oikeasti löytävät ja lukevat käytännöt)
Kauppaketjun pääkonttori (300 työntekijää)
- Myymäläpäälliköiden kyselyt pääkonttorille: Alas 55%
- Aika vastata rutiini-kysymyksiin: Tunneista sekunnteihin
- HR-tiimin hallinnollinen aika: Säästetty 15 tuntia/viikko
Mitä se ei korjaa (rehellisyys-osio)
Vanhentunut tieto
Jos dokumenttisi ovat vuodelta 2018, tekoäly antaa 2018 vastauksia. Sisältö pitää silti päivittää.
Puuttuva dokumentaatio
Jos jotain ei ole dokumentoitu missään, tekoäly ei voi taikaiskusta tietää sitä. Mutta se KYLLÄ paljastaa aukkoja.
Monimutkaiset hyväksymisprosessit
Tekoäly voi selittää prosessin. Se ei voi korvata hyväksymisjärjestelmiäsi.
Poliittiset/organisatoriset ongelmat
Jos kukaan ei käytä intranettiä kulttuurin takia, tekoäly auttaa mutta ei ratkaise juurisyytä.
Kustannustodellisuus
Mitä maksat nyt:
- Tunteja työntekijöiden aikaa asioiden etsimiseen
- Päällekkäistä työtä, koska ihmiset eivät löydä olemassa olevia resursseja
- Vääriä päätöksiä vanhentuneesta tiedosta
- IT-tuen kuormitus "missä on X?" -kysymyksillä
Mitä tekoäly maksaa:
- Asennus: Riippuu monimutkaisuudesta
- Jatkuva: Perustuu käyttöön
- Tyypillinen haarukka: 500-2 000€/kk keskikokoisille yrityksille
ROI-laskenta:
Jos säästät jokaiselta työntekijältä 30 minuuttia/viikko etsimiseltä...
- 200 työntekijää × 0,5 tuntia × 30€/tunti = 3 000€/viikko säästöä
- Se on 156 000€/vuosi palautettua tuottavuutta
Sopiiko tämä sinulle?
Hyvä valinta jos:
- Sinulla on paljon dokumentaatiota, jota kukaan ei löydä
- Työntekijät kysyvät jatkuvasti "mistä löytyy X?"
- Hakutoimintosi on käytännössä hyödytön
- Intranetin korvaaminen ei ole käytännöllistä
- Haluat pikavoittoja ilman isoja IT-projekteja
Ehkä ei jos:
- Sinulla on hyvin vähän dokumentoitua sisältöä
- Olette pieni tiimi (alle 20 henkeä)
- Olette jo suunnittelemassa täyttä korvausta
Haluatko nähdä miltä tämä näyttää?
Voimme näyttää demon sisällöllä, joka muistuttaa omaasi.
Tai, jos olet avoin sille, voimme tehdä proof-of-conceptin oikealla intranetilläsi.
30 minuutin puhelu nähdäksemme, onko tässä järkeä organisaatiollesi.