Miksi automatisoida asiakaspalvelu?
Suomalaiset yritykset käyttävät keskimäärin 15-20% liikevaihdostaan asiakaspalveluun. Samaan aikaan:
- 70% kyselyistä on toistuvia FAQ-kysymyksiä
- 60% kyselyistä tulee työajan ulkopuolella
- Vastausaika vaikuttaa suoraan konversioon
Tekoäly voi hoitaa suurimman osan näistä automaattisesti.
Mitä voi automatisoida?
1. FAQ-vastaukset (70-80% kyselyistä)
- "Paljonko maksaa?"
- "Mihin aikaan olette auki?"
- "Miten tilaan?"
- "Milloin toimitus saapuu?"
2. Liidien kvalifiointi
- Budjetin selvittäminen
- Aikataulun kartoitus
- Yhteystietojen kerääminen
- Tarpeiden kartoitus
3. Ajanvaraukset
- Kalenterin näyttäminen
- Ajan varaaminen
- Muistutusten lähettäminen
- Peruutusten käsittely
4. Tilausseuranta
- "Missä tilaukseni on?"
- Toimitusten statukset
- Palautukset
Automaation tasot
Taso 1: Perus-FAQ-botti
Automaatioaste: 20-30%
Kustannus: 0-50€/kk
Rajoitukset: Ei ymmärrä luonnollista kieltä, valmiit vastaukset
Taso 2: Tekoälychatbot
Automaatioaste: 50-70%
Kustannus: 200-500€/kk
Ominaisuudet: Ymmärtää luonnollista kieltä, oppii datasta
Taso 3: Täysi AI-asiakaspalvelu
Automaatioaste: 70-90%
Kustannus: 500-2000€/kk
Ominaisuudet: Integraatiot, personointi, ennakointi
Käyttöönotto vaiheittain
Vaihe 1: Analyysi (1 viikko)
- Kerää data nykyisestä asiakaspalvelusta:
- Montako kyselyä päivässä?
- Mitkä ovat yleisimmät kysymykset?
- Mihin aikaan kyselyt tulevat?
- Mikä on nykyinen vastausaika?
- Tunnista automatisoitavat:
- FAQ-kysymykset
- Toistuvat prosessit
- Yksinkertaiset pyynnöt
Vaihe 2: Valinta (1 viikko)
Arvioi työkalut:
| Työkalu | Paras käyttötarkoitus | Hinta |
|---|---|---|
| Mira AI | Liidit + asiakaspalvelu | Alkaen 299€/kk |
| Zendesk | Tiketöinti | Alkaen noin 50€/agentti |
| Intercom | Tuotteen sisäinen chat | Alkaen noin 75€/kk |
| Freshdesk | Kevyt tiketöinti | Alkaen noin 15€/agentti |
Vaihe 3: Konfigurointi (1-2 viikkoa)
- Syötä tiedot tekoälylle:
- Tuotteet ja hinnat
- FAQ-vastaukset
- Prosessikuvaukset
- Aseta integraatiot:
- CRM-yhteys
- Kalenterit
- Sähköposti
- Määritä eskalointi:
- Mitkä kysymykset ihmiselle?
- Miten ohjataan?
Vaihe 4: Pilotti (2-4 viikkoa)
- Aloita pienellä volyymilla:
- Esim. vain verkkosivuchat
- Ei vielä WhatsAppia
- Seuraa tuloksia:
- Automaatioaste
- Asiakastyytyväisyys
- Eskaloinnit
- Hienosäädä:
- Paranna vastauksia
- Lisää tietoja
Vaihe 5: Skaalaus (jatkuva)
- Lisää kanavia:
- WhatsApp
- SMS
- Sosiaalinen media
- Laajenna toimintoja:
- Lisää integraatioita
- Automaattinen toimenpiteet
ROI-laskelma
Lähtötilanne
- Kyselyitä: 1000/kk
- Käsittelyaika: 8 min/kysely
- Työtunteja: 133h/kk
- Henkilöstökustannus: 25€/h
- Kokonaiskustannus: 3 325€/kk
AI-automaation jälkeen
- AI hoitaa: 70% = 700 kyselyä
- Ihminen hoitaa: 30% = 300 kyselyä
- Työtunteja: 40h/kk
- Henkilöstökustannus: 1 000€/kk
- AI-kustannus: 400€/kk
- Kokonaiskustannus: 1 400€/kk
Säästö
- Kuukausittain: 1 925€
- Vuosittain: 23 100€
- ROI: 4,8x
Yleisimmät virheet
1. Liian nopea eskalointi
Virhe: AI ohjaa heti ihmiselle
Ratkaisu: Anna AI:n yrittää ensin, eskalointi vasta tarvittaessa
2. Puutteelliset tiedot
Virhe: AI ei tiedä tuotteista tarpeeksi
Ratkaisu: Syötä kattavat tiedot ja päivitä säännöllisesti
3. Ei seurantaa
Virhe: Ei mitata automaatioastetta
Ratkaisu: Seuraa KPI:t viikoittain
4. Ei ihmiskontaktia
Virhe: Asiakas ei pääse ikinä ihmiselle
Ratkaisu: Tarjoa aina mahdollisuus puhua ihmisen kanssa
Mittarit (KPI:t)
| Mittari | Tavoite |
|---|---|
| Automaatioaste | >70% |
| Vastausaika | <30 sek |
| Asiakastyytyväisyys | >4/5 |
| Eskaloinnit | <30% |
| Ensimmäisen kontaktin ratkaisu | >80% |
Yhteenveto
Asiakaspalvelun automatisointi tekoälyllä:
- Säästää aikaa – 70% kyselyistä hoidetaan automaattisesti
- Säästää rahaa – Vähemmän henkilöstöresursseja
- Parantaa palvelua – 24/7 vastaukset, nopea vastausaika
- Skaalautuu – Ei pulaa henkilöstöstä kiireisinä aikoina
Aloita nyt
Vaihe 1: Varaa ilmainen demo
Vaihe 2: Analysoimme nykytilanteesi
Vaihe 3: Saat räätälöidyn suunnitelman